Keďže tento dátum sa už blíži, pripomeňme si ich podrobnejšie. Na naše otázky odpovedá Táňa Duchajová, riaditeľka Štátneho archívu Martin.
Čo sa rozumie pod pojmom registratúra?
- Ide o súbor dokumentov viažucich sa k činnosti právnickej alebo fyzickej osoby. Každá takáto osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra, je povinná zabezpečovať správu registratúry, teda tvorbu, evidovanie, ukladanie, ochranu a pravidelné vyraďovanie.
Kto je pôvodcom registratúry?
- Podľa zákona číslo 395/2002 Z.z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov sa pôvodca registratúry definuje v § 2 ods. 16. Je ním právnická alebo fyzická osoba, z činnosti ktorej vzniká registratúra.
V úvode rozhovoru spomíname aj povinnosť pôvodcu registratúry vypracovať registratúrny poriadok a registratúrny plán. Čo sa pod tým rozumie?
- Ak by mala byť moja odpoveď vyčerpávajúca, zabrala by veľa priestoru. Vzorový registratúrny poriadok pre malé subjekty je uverejnený na internetovej stránke ministerstva vnútra www.civil.gov.sk a www.minv.sk pod linkou správa registratúry. Stačí dopísať údaje o firme, prípadne si poriadok prispôsobiť na svoje podmienky. Dôležité je pripomenúť, že povinnosťou pôvodcu registratúry je vypracovať tieto dokumenty a predložiť ich na posúdenie a schválenie, v našom prípade Štátnemu archívu Martin, ktorý sídli v Bystričke č. 155, do 30. júna. Spadá pod neho územný obvod oboch turčianskych okresov. Akciové spoločnosti patria Štátnemu archívu v Bytči. Poplatok za posúdenie a schválenie registratúrneho poriadku a registratúrneho plánu archív nevyberá.
Ako je to s dokumentmi vznikajúcimi z činnosti samostatne zárobkovo činných osôb – fyzických osôb?
- Dokumenty vznikajúce z ich činnosti nemajú trvalú dokumentárnu hodnotu. Preto by bolo neefektívne zaťažovať živnostníkov s vypracovaním vlastných registratúrnych poriadkov a registratúrnych plánov. Z tohto dôvodu ministerstvo vnútra vydalo metodický návod č. SVS-204-2004/00844 z 22. novembra 2004, ktorý plní pre samostatne podnikajúce fyzické osoby funkciu registratúrneho poriadku. K metodickému návodu je priložený vzorový registratúrny plán, ktorý určuje lehotu uloženia dokumentov. Lehota uloženia určuje, koľko rokov treba dokument uchovávať pred zničením. Živnostníci môžu metodický návod nájsť na spomínanej internetovej stránke ministerstva vnútra, alebo im ho poskytneme v našom archíve bezplatne. Živnostník pri správe svojich dokumentov postupuje podľa tohto návodu. Nie je povinný predložiť ho na posúdenie a schválenie archívu. Musí ho však dodržiavať. V prípade nejasností sa podnikatelia a živnostníci môžu obrátiť na pracovníkov Štátneho archívu Martin (tel: 043/4134123). Ochotne im poradíme a vysvetlíme všetky nejasnosti.
